Нужна консультация
Мы выделяем 4 ключевых направления работы и предлагаем услуги консультирования по каждому из них. Вы можете подключить одно из них или комплексный аутсорсинг «под ключ», включая все из них.
Привет, друзья!
На состоявшейся 19 октября в Москве церемонии награждения победителей конкурса «Лучший ЭДО в России и СНГ 2023», наша компания - ООО «Центр Единого Сервиса Аскона Лайф Групп» - завоевала первое место в номинации «Лучший внешний ЭДО».
Ознакомиться подробнее с деталями конкурса можно на официальном сайте организатора CFO-RUSSIA по ссылке.
Члены жюри особенно отметили, что проект перехода на ЭДО удалось реализовать усилиями небольшой команды. При этом он охватывает все типы документов обмена с контрагентами, а объемы документов измеряются десятками тысяч в месяц.
Узнайте в интервью с драйверами проекта: как удалось достичь успеха, какие возможности предоставляет электронный документооборот для оптимизации бизнес-процессов, и почему наш кейс признан лучшим.
- Екатерина, расскажите, как пришли к идее внедрения внешнего ЭДО, и кто был инициатором проекта?
- Это была даже не идея, это была жизненная необходимость для компании. Да, мы были одной из самых первых крупных организаций, среди тех, кто начал процесс внедрения именно юридически-значимого электронного документооборота.
Во-первых, мы уже долгое время работали с внутренним электронным документооборотом: это удобно, быстро и снижает риски компании. Поэтому перейти на внешний электронный документооборот было делом времени.
Во-вторых, законодательная база постоянно менялась, и приходилось идти в ногу со временем.
Целью перехода на ЮЗДО (юридически-значимый документооборот, он же внешний ЭДО) стало желание сократить риски потери документов и задержки их предоставления, желание, тем самым, сократить дебиторскую задолженность, снизить расходы на бумажный документооборот и повысить корректность предоставляемых документов.
Самый большой толчок данному проекту, конечно, дала пандемия, когда выбора того, какими документами обмениваться, в общем-то не было ни у кого.
- Приходилось ли вам сталкиваться с препятствиями или сложностями в процессе работы над внедрением ЭДО?
- Самая большая сложность – это достаточно большое количество наших организаций, работающих в разных информационных системах, с которыми требовалась интеграция. В большинстве своем, это стандартные решения, но в самых крупных организациях дивизиона «Аскона» пришлось дорабатывать системы.
Вторая сложность – это большое количество сотрудников, работающих непосредственно с документами, имеющими право их подписывать. Всем требовалось объяснить, как правильно работать, какие последствия могут быть, при некорректном оформлении документов.
В-третьих, далеко не все наши контрагенты, как поставщики, так и покупатели, готовы переходить на электронный документооборот, поэтому нужно четко понимать, с кем из них необходимо работать на бумаге, а с кем - посредством ЭДО. Приходилось проводить ликбез с внешними поставщиками и покупателями о необходимости перехода на ЭДО.
И последнее, это недопонимание и нежелание внутренними сотрудниками перемен, ими даже находилось немало причин не работать по-новому.
Но все эти трудности и сложности мы с командой преодолели.
- На какие критерии пришлось ориентироваться при выборе подходящего провайдера для системы ЭДО?
- На самом деле на рынке не так много достаточно надежных и крупных провайдеров услуг. Первоначально мы провели анализ по нескольких параметрам:
Выбирали мы из трех провайдеров, но, в итоге, остановились на Контур.Диадок.
- С чего начался процесс внедрения ЭДО, какие подготовительные работы провели?
- Всё началось с изучения законодательства, конечно: какие документы, в каком формате, какой электронно-цифровой подписью (ЭЦП) необходимо подписывать.
Подготовка проходила следующим образом:
Сколько времени заняла реализация проекта и какие этапы он прошел?
Мы прошли несколько этапов:
Дело в том, что электронный документооборот развивается как со стороны провайдера, так и со стороны изменения законодательства. Все больше появляется утвержденных форм документов, с которыми проще становится работать в электронном виде. Поэтому и процесс развития ЭДО не останавливается, а только набирает обороты.
- Наталья, теперь поговорим с вами. Самая большая трудность в реализации любого проекта это процесс внедрения и сопротивление со стороны сотрудников и партнеров всему непривычному. Расскажите, возникали ли такие проблемы при реализации ЭДО и как их решали?
- Трудности, конечно, были. Человек всегда всё новое воспринимает с опаской, даже слово «ЭДО»!
Уйти от данной проблемы нам помогло:
- Как вы оцениваете результаты проекта на текущий момент? Чего удалось достичь, а чего - нет?
- Думаю, что на текущий момент проект реализован на 90%:
- Какие особенности и преимущества вы видите в использовании ЭДО?
- Преимущества ЭДО – это и сокращение расходов на документооборот, и архивное хранение бумажных документов, и минимизация их потерь, и сокращение сроков доставки документации. Ну и, конечно, - снижение трудозатрат сотрудников. А высвобожденное время, сотрудник сможет потратит на более серьезные задачи, чем подписание документов на бумаге.
- Планируется ли развитие проекта, какие новые функции хотели бы добавить?
- Хотелось бы автоматизировать процесс подписания входящих документов и свести к минимуму участие человека в процессе.
Передаем слово Яне Волковой и Сушкиной Олесе
- Коллеги поделитесь - чему научил вас этот проект?
«Проект стал заметной ступенью на пути внедрения нововведений. Такие проекты вдохновляют и показывают, что «миссия не невыполнима», - резюмировала итоги проекта Сушкина Олеся.
«Сейчас кажется, что ЭДО было всегда, но, оборачиваясь назад, понимаешь, какой путь мы прошли всей командой вместе с ГК «Аскона», как мы начинали, как преодолели свой страх, как верили в свой успех и, самое главное, продолжали идти вперед. Мы уже работаем над новыми проектами, реализуем новые идеи, чтобы наши партнеры чувствовали себя с нами надежно и комфортно!»- резюмировала победу в номинации Волкова Яна. Вдохновляемся опытом наших коллег! Это прекрасный шанс задуматься о том, где мы находимся сейчас и какие ускользающие возможности мы можем реализовать уже сейчас. И помните: любая миссия выполнима, когда вы знаете, к чему стремитесь!
Гордимся каждым из вас и вашей командой, коллеги!
